چگونه ستاد و تیم تشکیل دهیم

چگونه ستاد و تیم تشکیل دهیم

پیش نویس

      برای هر تصمیم،  نیازمند کار برای آن تصمیم هستیم،  و برای کار نیز نیازمند برنامه و استراتژی می باشیم.  بهمین جهت باید دانش و دانایی خود را برای تصمیم خود بالا ببریم.  ابتدای هر کاری لازم است،  ستادی برای آن تعیین کرد،  و تعریف و استراتژی را در آن ستاد تدوین کرد.  ستاد می تواند برای یک تصمیم و کار یکنفره،  یا برای کار گروهی و بزرگ و ملی و نظامی باشد.  بدون ایجاد یک ستاد کارآمد،  هیچ برنامه و تصمیمی بدرستی انجام نمی شود.

   مهم:  تشکیل یک ستاد برای بدست آوردن موفقیت است،  موفقیت نیز نیاز به داشتن تیمی کارآمد،  با دانش و بینش و تجربه لازم است.

تعریف ستاد

      ستاد یا مرکز فرماندهی یا اداره کل،  شرکت و جایی است،  تا تصمیم و مسئولیت هدف خاص برنامه ریزی شده را انجام دهند.  نماینده بیشتر بخش‌ها و توابع یک نهاد،  در ستاد گرد هم می‌آیند،  و اهداف استراتژیک مورد نظر را هدایت می کنند.

      از ابتدای قرن جدید ستاد می تواند جایی در فضای مجازی و محیط اینترنت تشکیل شود.  امروزه در فضای مجازی و اینترنت امکانات وسیع برای ایجاد کار ستادی و هماهنگ وجود دارد.  چنین ستادی خود بخود مخارج کمتر و ارتباط های سریعتری دارد.

      در کل ستاد دو تعریف در یک معنی دارد،  یکی جا و مکان،  دیگر واژه توصیفی نرم،  که برنامه ها را در نهاد خود دارد.  بخش نرم ستاد بدون سخت افزار گروه یا تیم،  فاقد کارایی است.

      تعریف برنامه های ستاد می شود نرم افزاری،  که بدون سخت افزار تیم کار نمی کند.  تیم نیز بدون ستاد توانایی اجرایی منظم و تدوین شده ندارد،  و تداخل و کسر کار انجام می شود،  و گویا نیست.

      گروه کار در ستاد برنامه ها را تدوین و روت یا گرد می کند،  در بسیاری از ستادها تدوین از پیش تعیین شده است،  و فقط گرد کردن یا بکار گیری و انجام آنها توسط تیم انجام می شود.

      اغلب ما این تجربه را داشته‌ایم،  که عضوی از گروهی بودیم،  که در نهایت شکست خورد.  علت آن عدم وجود ستاد بوده است.  ستاد و تیم درصورتی به موفقیت می رسد،  که همگونی در ساختار داشته باشند.  درست مانند یک کامپیوتر،  که باید نرم افزار با سخت افزار همگون و هماهنگ باشند.

      برنامه های استراتژیک ستاد می تواند از پیش تعیین شده باشد،  یا توسط کار گروه ستاد تدوین شود.  در یک کشور و یا یک شهر و محله ستاد های زیادی داریم،  مانند ستاد بحران،  بسیاری از این ستادها برنامه های از پیش تعیین شده دارند.  ستادها بمنظور کارهای جدید،  نیازمند تدوین های نو برای روش و سبک کار دارند.

تیم یا گروه

      تیم یا کار گروه ستاد،  سخت افزار بحرکت درآوردن ستاد است،  همانطور که در بالا گفتم،  این سخت افزار باید هماهنگی کامل با نرم افزار ستاد داشته باشد،  تا به اهداف مورد نظر رسید.  تعیین نفرات تیم و چیدمان تخصصی آنها در گروه کار،  یکی از مهمترین اساس ستاد تیم است.

      من براساس تجربیاتم به این باور رسیدم،  که سبک شخصیتی اعضای یک تیم بیشترین تاثیر را بر موفقیت آن ستاد یا شرکت می‌گذارد.  مساله مهم‌تر از هر مهارت فنی،  که یک عضو تیم با خود به همراه می‌آورد،  توانایی او در کار جمعی،  جدا از تشنج و شگردهای سیاسی است.  نکته کلیدی در موفقیت تیم این است،  که تلفیقی درست از شخصیت‌ها در آن تیم به دست آید.

چهار نوع از اشخاص

      می‌توان گفت در هر شرکت چهار نمونه شخصیتی از افراد وجود دارد:  "ساحران،  سلحشوران،  فرمانرویان، عشاق"

      به راحتی با استفاده از چارچوب روانشناسی،  افراد شرکت خود را در این تعاریف جای دهید:

  1 ــ  ساحران:  این افراد چون یک روح خردمند و با تخیل قوی در سازمان نقش‌آفرینی می‌کنند.  به عقیده آنان یک ایده یا چشم‌انداز نو،  تنها چیزی است،  که می‌تواند جهان را به پیش ببرد.  در حقیقت آنان آبستن ایده‌های تازه‌اند.  پاسخ آنها به یک لشکر،  مانند بیرون کشیدن خرگوش شعبدهباز از کلاهش است.  این نوع افراد معتقدند،  یک بحث صرف در مورد یک ایده مساوی است با عمل.

  2 ــ  عشاق:  برای این دسته از افراد همه چیز در روابط انسانی خلاصه می‌شود.  آنها در عین عملگرا بودن،  احساسی نیز هستند.  تمرکز آنها بر ایجاد یک ائتلاف موفق است.  آنها آبستن ایده نیستند،  بلکه آبستن احساساتند،  آنها توافق بر سر یک موضوع را یک عمل محسوب می‌کنند.

  3 ــ  فرمانروایان:  آنها افرادی حساس و دارای تخیل قوی‌اند.  این دسته از افراد بر تصویر های بزرگ ذهن خود تمرکز می‌کنند،  و در مورد همه چیز براساس اینکه آیا آنها را به جایی که می‌خواهند هدایت می‌کند یا نه،  قضاوت می‌کنند.  آنها از آنچه مردم آن را ممکن قلمداد می‌کنند،  تعریفی تازه ارائه می‌دهند.  این افراد آبستن باورهای جدید هستند،  آنها تعیین جهت را نوعی عمل قلمداد می‌کنند.

  4 ــ  سلحشوران:  آنها خردمند و عملگرا هستند.  این دسته از افراد بر جنگ بعدی تمرکز دارند،  و تنها چیزی را می‌توانند ببینند،  که درست جلوی رویشان به وضوح وجود دارد.  آنها می‌توانند افراد را در برابر سیستم پاسخگو کنند،  و عدالت را برای سیستم حفظ نمایند.  آنها آبستن واقعیت‌هایند.  برای این افراد عمل به معنای یافتن عاملی حیاتی است،  که باعث شود کاری بلافاصله به انجام رسد.

مثالهای اشخاص

      استیو جابز،  در شرکت اپل به وضوح یک ساحر است.  او روی صحنه نمایش،  در حالی که یک محصول جدید را معرفی می‌کند،  مانند یک ساحر حرفه‌ای است،  که یک خرگوش را از کلاهش بیرون می‌کشد.

      بیل گیتس،  در شرکت مایکروسافت با همه عزمش در رقابت برای تسلط بر این صنعت،  یک سلحشور است.

      تام واتسن،  در شرکت آی‌بی‌ام،  که دیوارها را با علامت فکر کردن زینت بخشیده بود،  یک ساحر است.

      این چارچوب ساده و کلی بیان شد،  و مثالهای اشخاص بالا نیز کمی متفاوت با امثال ایران است.  زیرا آنها در کشورشان،  میدان عمل فراوان داشتند.  ولی همانطور که گفتم کمی متفاوت است،  در اصل چهار شخصیت روانشناسی تغییری در کشورها نمی دهد،  اما تعریف های گسترده دارد.

تعادل در شخصیتها

      تکرار می کنم،  برای یک کار استراتژیک تشکیل یک تیم جهت ستاد ضروری است.  کارآمدترین و موثرترین ستادها و شرکتها آنهایی هستند،  که با برخورداری از تنوع انواع شخصیت های تیم،  بتوانند در پست‌ های کلیدی‌ به تعادل مناسب دست یابد.

      یعنی هر شخصیتی برای انجام امور خاصی مناسب باشد.  تلفیقی از "ساحران و سلحشوران و عشاق و فرمانروایان"  بهترین تیم ممکن تشکیل شود.

      وقتی تنها یکی از این انواع شخصیتی در تیم غالب شود،  اصطکاک و درگیری می‌تواند بروز کند.  خلاقیت کاهش می‌یابد،  انعطاف‌پذیری کم می‌شود،  احتمال بروز خطرات بالا می‌رود،  و تیم یک سویه می‌شود.

      رهبران دانا،  اطرافیان خود را از کسانی انتخاب می‌کنند،  که مکمل نقاط قوت آنها باشند،  و ضعف ‌هایشان را برطرف کنند.

      یک سلحشور احتیاج به یک ساحر و یک فرمانروا و چند عاشق دارد.  آنچه معمولا در سازمان‌ها روی می‌دهد این است،  که گروهی از یک سری شخصیت را گردهم می آورند،  و غفلت از فرمول مهم چهار شخصیت اصلی می کنند.

      اگر تفکر در ستاد و تیم عالی باشد،  ولی مثلاً تیم بیش از حد ساحر داشته باشد،  فرصت‌ها بوجود می آید،  اما عملکرد موثر نخواهد داشت.  زیرا ساحران به جای آنکه در وهله اول به انجام کار تمرکز کنند،  بیشتر به انجام درست کارها تمرکز می کنند.

ساختار کارکنان ستاد

      برای تشخیص ساختار و کارکنانی،  که برای اجرای برنامه های ستاد موردنیاز هستند،  باید بیش از هر چیز دیگر به برنامه های موضوع ستاد توجه داشت.

      در بحث ساختار هر ستاد،  دو مفهوم  اهمیت زیاد دارد.  اول ساختار ستاد با توجه به وظایفی که در برنامه آمده،  و بعد پاسخگویی به این وظایف.  کسانی که باید بطور کلی از ابتدا منصوب شوند،  عبارتند از:

  1 ــ  یک نفر مدیر ستاد که تمام امور را زیر نظر دارد.

  2 ــ  یک نفر رییس دفتر برای رسیدگی تنظیم و پاسخ به تلفن‌ها و ارتباطات و درخواستها،  و کارهای معمول دفتر.

  3 ــ  یک نفر مسئول امور طراحی اعلامیه‌ها و نظارت بر چاپ آنها.

  4 ــ  یک نفر مسئول کارگزینی جهت گردآوردن داوطلبان و استخدام کارمندان دستمزدی و رایگان موقت.

  5 ــ  یک نفر مسئول مالی جهت حسابداری و ثبت امور مالی و کمکها و هدایا.

  6 ــ  یک نفر مسئول رسانه ای و تولید و پخش ها رسانه ای و تبلیغات و ارتباط با رسانه‌ها.

  7 ــ  یک نفر سخنگوی رسمی ستاد.

  انوش راوید،  ارگ ایران.  ادامه دارد.

عکس پاینده نام دکتر محمود خلعتبری محسنی.

کلیک کنید:  روستاهای زیبای دیدنی ایران